Kết quả mong đợi nghề nghiệp được xác định như thế nào?

Kết quả mong đợi nghề nghiệp là gì?

Kết quả mong đợi nghề nghiệp là mô tả về giá trị cuối cùng mà một cá nhân phải tạo ra khi thực hiện một trách nhiệm cụ thể trong công việc.

Khác với mô tả công việc chỉ trả lời câu hỏi “người đảm nhiệm phải làm gì”, kết quả mong đợi tập trung vào câu hỏi:

·         Công việc đó phải tạo ra đầu ra nào?

·         Đầu ra đó cần đạt tiêu chuẩn gì?

·         Người đảm nhiệm phải bảo đảm trạng thái nào để trách nhiệm được xem là hoàn thành?

Ví dụ, một trách nhiệm nghề nghiệp có thể không chỉ yêu cầu “quản lý hồ sơ khách hàng”, mà kết quả mong đợi có thể là “hồ sơ khách hàng được cập nhật đầy đủ, chính xác, dễ truy xuất và đáp ứng yêu cầu vận hành”.

Điểm khác biệt nằm ở việc chuyển từ mô tả hành động sang mô tả kết quả có thể đánh giá được.

Ba thành phần cần có khi xác định kết quả mong đợi nghề nghiệp

Đầu ra cần đạt được

Đầu ra là sản phẩm, trạng thái hoặc giá trị cụ thể được tạo ra sau khi thực hiện trách nhiệm nghề nghiệp.

Đầu ra có thể bao gồm:

·         Sản phẩm hoàn thành

·         Quy trình được vận hành

·         Dữ liệu được xử lý

·         Vấn đề được giải quyết

·         Mục tiêu được đạt tới

Một kết quả mong đợi rõ ràng cần chỉ ra người đảm nhiệm phải tạo ra điều gì thay vì chỉ mô tả hoạt động đã thực hiện.

Ví dụ:

Không nên mô tả:

·         Thực hiện báo cáo định kỳ

Nên mô tả:

·         Báo cáo định kỳ được hoàn thành đúng thời hạn, phản ánh chính xác dữ liệu cần thiết và hỗ trợ việc ra quyết định

Chất lượng cần bảo đảm

Đầu ra chỉ có giá trị khi đi kèm tiêu chuẩn chất lượng.

Chất lượng giúp xác định mức độ đáp ứng của kết quả mong đợi thông qua các yếu tố như:

·         Độ chính xác

·         Tính đầy đủ

·         Tính ổn định

·         Mức độ tuân thủ

·         Khả năng đáp ứng nhu cầu sử dụng

Nếu chỉ mô tả đầu ra mà không có tiêu chuẩn chất lượng, kết quả mong đợi sẽ khó đánh giá vì không xác định được mức đạt yêu cầu.

Ví dụ:

“Hoàn thành kế hoạch đào tạo” chưa đủ rõ.

Một kết quả mong đợi đầy đủ hơn là:

“Kế hoạch đào tạo được triển khai đầy đủ, đúng đối tượng, đạt yêu cầu năng lực sau đào tạo và được ghi nhận bằng kết quả đánh giá”.

Trạng thái người đảm nhiệm phải bảo đảm

Một trách nhiệm nghề nghiệp không chỉ tạo ra sản phẩm cuối cùng mà còn yêu cầu người đảm nhiệm duy trì những điều kiện cần thiết trong quá trình thực hiện.

Trạng thái này có thể liên quan đến:

·         Mức độ sẵn sàng

·         Khả năng kiểm soát công việc

·         Sự tuân thủ quy trình

·         Khả năng duy trì hiệu quả vận hành

Ví dụ:

Một chuyên viên an toàn lao động không chỉ cần hoàn thành báo cáo sự cố, mà còn phải bảo đảm môi trường làm việc được kiểm soát rủi ro theo yêu cầu.

Quy trình xác định kết quả mong đợi nghề nghiệp

Xác định trách nhiệm nghề nghiệp cần tạo ra giá trị gì

Bước đầu tiên là xác định bản chất của trách nhiệm.

Cần làm rõ:

·         Trách nhiệm này phục vụ mục tiêu nào?

·         Giá trị cuối cùng cần tạo ra là gì?

·         Ai là đối tượng nhận kết quả?

Nếu không xác định được giá trị đầu ra, kết quả mong đợi dễ bị biến thành danh sách nhiệm vụ.

Xác định đầu ra có thể quan sát hoặc đánh giá

Kết quả mong đợi cần được diễn đạt theo trạng thái có thể nhận biết.

Các dấu hiệu đánh giá có thể bao gồm:

·         Có hoàn thành hay chưa

·         Có đạt tiêu chuẩn hay chưa

·         Có đáp ứng yêu cầu vận hành hay chưa

·         Có tạo ra tác động mong muốn hay chưa

Một kết quả càng cụ thể thì càng dễ sử dụng trong đánh giá hiệu suất nghề nghiệp.

Xác định tiêu chuẩn hoàn thành

Sau khi xác định đầu ra, cần bổ sung điều kiện để biết kết quả đó đạt yêu cầu.

Tiêu chuẩn có thể dựa trên:

·         Quy định nội bộ

·         Tiêu chuẩn nghề nghiệp

·         Chỉ số hiệu suất

·         Yêu cầu kỹ thuật

·         Mục tiêu tổ chức

Điều này giúp phân biệt giữa “đã hoàn thành công việc” và “đã tạo ra kết quả đạt chuẩn”.

Những sai lầm khi xác định kết quả mong đợi nghề nghiệp

Chỉ mô tả nhiệm vụ thay vì kết quả

Ví dụ:

·         Kiểm tra tài liệu

·         Họp với khách hàng

·         Theo dõi tiến độ

Đây là hành động, chưa phải kết quả mong đợi.

Cần chuyển thành trạng thái đầu ra:

·         Tài liệu được kiểm tra và bảo đảm tính chính xác

·         Nhu cầu khách hàng được xác định và xử lý phù hợp

·         Tiến độ được kiểm soát theo kế hoạch

Sử dụng mô tả quá chung chung

Các cụm từ như:

·         Làm việc hiệu quả

·         Đảm bảo chất lượng tốt

·         Hoàn thành nhiệm vụ

không đủ để xác định kết quả mong đợi vì thiếu tiêu chuẩn đánh giá.

Một mô tả tốt cần cho biết hiệu quả được thể hiện như thế nào.

Không xác định điều kiện hoặc giới hạn

Một kết quả nghề nghiệp có thể phụ thuộc vào:

·         Phạm vi trách nhiệm

·         Nguồn lực được cung cấp

·         Quyền hạn của vị trí

·         Yêu cầu chuyên môn

Nếu bỏ qua các điều kiện này, việc đánh giá kết quả có thể không chính xác.

Ý nghĩa của việc xác định đúng kết quả mong đợi nghề nghiệp

Kết quả mong đợi rõ ràng giúp tổ chức:

·         Thiết kế tiêu chuẩn năng lực phù hợp

·         Đánh giá hiệu suất chính xác hơn

·         Làm rõ trách nhiệm của từng vị trí

·         Xây dựng chương trình đào tạo sát nhu cầu

·         Tạo sự thống nhất giữa cá nhân và mục tiêu tổ chức

Đối với người lao động, kết quả mong đợi giúp hiểu rõ mình cần tạo ra giá trị gì thay vì chỉ hoàn thành các hoạt động được giao.

Một kết quả mong đợi nghề nghiệp được xác định đúng phải trả lời được ba câu hỏi: Người đảm nhiệm phải tạo ra đầu ra gì? Đầu ra đó cần đạt chất lượng nào? Người đảm nhiệm phải bảo đảm trạng thái gì để trách nhiệm được xem là hoàn thành? Khi ba yếu tố này được mô tả rõ ràng, trách nhiệm nghề nghiệp trở nên có thể đánh giá, quản lý và phát triển.