Cơ cấu tổ chức theo bộ phận được phân chia theo những cơ sở nào?

Khác với cơ cấu tổ chức theo chức năng, nơi các phòng ban được hình thành dựa trên chuyên môn như marketing, tài chính, sản xuất hay nhân sự, cơ cấu tổ chức theo bộ phận tập trung vào kết quả đầu ra của từng đơn vị. Mỗi bộ phận có thể sở hữu các chức năng cần thiết để vận hành tương đối độc lập và chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động của mình

Khái niệm cơ cấu tổ chức theo bộ phận

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận là cách thiết kế tổ chức bằng việc nhóm các hoạt động có liên quan thành những đơn vị riêng biệt theo một cơ sở phân chia nhất định

Mỗi bộ phận trong mô hình này thường có:

·         Mục tiêu hoạt động riêng

·         Người quản lý chịu trách nhiệm trực tiếp

·         Nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ

·         Khả năng ra quyết định trong phạm vi được phân quyền

Cơ chế này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát từng lĩnh vực kinh doanh, phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nâng cao trách nhiệm của nhà quản lý bộ phận

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận được phân chia theo những cơ sở nào?

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận thường được xây dựng dựa trên bốn cơ sở chính gồm sản phẩm, thị trường, khách hàng và khu vực địa lý

Phân chia theo sản phẩm

Phân chia theo sản phẩm là cách tổ chức trong đó doanh nghiệp thành lập các bộ phận riêng cho từng nhóm sản phẩm hoặc dòng sản phẩm khác nhau

Ví dụ:

·         Bộ phận sản phẩm điện thoại

·         Bộ phận sản phẩm máy tính

·         Bộ phận sản phẩm thiết bị gia dụng

Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm từ nghiên cứu, phát triển, sản xuất đến marketing và kinh doanh sản phẩm của mình

Ưu điểm của cơ cấu theo sản phẩm:

·         Tập trung chuyên môn vào từng dòng sản phẩm

·         Dễ đánh giá hiệu quả của từng sản phẩm

·         Tăng khả năng đổi mới và cải tiến sản phẩm

·         Giúp nhà quản lý hiểu rõ nhu cầu riêng của từng nhóm sản phẩm

Hạn chế:

·         Có thể làm tăng chi phí do mỗi bộ phận có thể phải duy trì các chức năng riêng

·         Dễ xảy ra sự trùng lặp nguồn lực giữa các bộ phận

Phân chia theo thị trường

Phân chia theo thị trường là cách tổ chức dựa trên các nhóm thị trường mà doanh nghiệp phục vụ

Thị trường có thể được phân chia theo:

·         Khu vực địa lý

·         Quốc gia

·         Nhóm ngành

·         Phân khúc khách hàng

·         Đặc điểm nhu cầu

Ví dụ:

·         Bộ phận thị trường Việt Nam

·         Bộ phận thị trường châu Á

·         Bộ phận thị trường châu Âu

Mỗi bộ phận tập trung nghiên cứu đặc điểm thị trường của mình và xây dựng chiến lược phù hợp

Ưu điểm:

·         Tăng khả năng thích ứng với từng thị trường

·         Hiểu rõ nhu cầu và hành vi của khách hàng địa phương

·         Hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động

Hạn chế:

·         Có thể khó duy trì sự thống nhất trong toàn doanh nghiệp

·         Các bộ phận có thể theo đuổi mục tiêu riêng thay vì mục tiêu chung

Phân chia theo khách hàng

Phân chia theo khách hàng là hình thức tổ chức trong đó doanh nghiệp xây dựng bộ phận riêng để phục vụ từng nhóm khách hàng khác nhau

Ví dụ:

·         Bộ phận khách hàng doanh nghiệp

·         Bộ phận khách hàng cá nhân

·         Bộ phận khách hàng chính phủ

Mô hình này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều nhóm khách hàng với nhu cầu khác biệt

Lợi ích:

·         Tăng mức độ chuyên sâu trong phục vụ khách hàng

·         Cải thiện chất lượng dịch vụ

·         Dễ xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng phù hợp

Phân chia theo khu vực địa lý

Phân chia theo khu vực địa lý là cách tổ chức các bộ phận dựa trên phạm vi không gian hoạt động

Ví dụ:

·         Khu vực miền Bắc

·         Khu vực miền Trung

·         Khu vực miền Nam

Hoặc ở quy mô quốc tế:

·         Chi nhánh Bắc Mỹ

·         Chi nhánh châu Âu

·         Chi nhánh châu Á

Cơ cấu này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp hoạt động trên nhiều vùng địa lý có sự khác biệt về văn hóa, pháp luật hoặc nhu cầu tiêu dùng

Ưu điểm:

·         Tăng khả năng thích nghi với điều kiện địa phương

·         Rút ngắn thời gian phản ứng với thị trường

·         Nâng cao hiệu quả quản lý tại từng khu vực

Đặc điểm của cơ cấu tổ chức theo bộ phận

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận có một số đặc điểm nổi bật:

·         Quyền hạn được phân cấp cho các nhà quản lý bộ phận

·         Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động riêng

·         Các bộ phận có mức độ tự chủ cao hơn so với cơ cấu chức năng

·         Doanh nghiệp tập trung quản lý theo kết quả thay vì chỉ theo nhiệm vụ chuyên môn

Cơ chế này giúp doanh nghiệp lớn kiểm soát nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau mà không cần tập trung toàn bộ quyết định tại cấp lãnh đạo cao nhất

Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng cơ cấu tổ chức theo bộ phận?

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận thường phù hợp với các doanh nghiệp có:

·         Quy mô hoạt động lớn

·         Nhiều dòng sản phẩm

·         Nhiều nhóm khách hàng

·         Hoạt động trên nhiều thị trường

·         Chiến lược kinh doanh đa dạng

Ví dụ, một tập đoàn sản xuất nhiều nhóm sản phẩm khác nhau có thể áp dụng cơ cấu theo sản phẩm để mỗi đơn vị tập trung phát triển một lĩnh vực riêng

Một doanh nghiệp hoạt động toàn cầu có thể áp dụng cơ cấu theo khu vực địa lý để từng chi nhánh thích nghi với điều kiện địa phương

So sánh cơ cấu tổ chức theo bộ phận và cơ cấu tổ chức theo chức năng

Hai mô hình này khác nhau chủ yếu ở cách phân chia hoạt động trong doanh nghiệp

Cơ cấu theo bộ phận giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn nhưng thường yêu cầu hệ thống quản lý phức tạp hơn

Ưu điểm và hạn chế của cơ cấu tổ chức theo bộ phận

Ưu điểm

·         Tăng khả năng phản ứng với thay đổi của môi trường kinh doanh

·         Nâng cao trách nhiệm của từng nhà quản lý

·         Dễ đo lường hiệu quả theo từng lĩnh vực

·         Tạo điều kiện phát triển chuyên môn theo từng sản phẩm hoặc thị trường

Hạn chế

·         Chi phí vận hành có thể cao hơn

·         Có nguy cơ trùng lặp chức năng giữa các bộ phận

·         Khó duy trì sự phối hợp thống nhất toàn doanh nghiệp

·         Có thể phát sinh cạnh tranh nội bộ giữa các bộ phận

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận là mô hình phù hợp với các doanh nghiệp cần quản lý nhiều sản phẩm, nhiều thị trường hoặc nhiều nhóm khách hàng khác nhau. Việc lựa chọn cơ sở phân chia như sản phẩm, thị trường, khách hàng hay khu vực địa lý phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh và mức độ đa dạng trong hoạt động của doanh nghiệp

Khi được thiết kế phù hợp, cơ cấu này giúp doanh nghiệp tăng tính linh hoạt, nâng cao trách nhiệm quản lý và cải thiện khả năng thích ứng với môi trường cạnh tranh